O QUE É UM ERP E QUAL A SUA IMPORTÂNCIA PARA AS EMPRESAS?

Os sistemas ERP ajudam muitas empresas nas suas atividades e necessidades, e cada vez mais organizações procuram implementar ou melhorar soluções para ajudar nesse processo. Mas o que é exatamente um ERP e qual a sua importância?

Este artigo tem como objetivo discutir de modo abrangente e direto estes dois questionamentos para que os gestores possam refletir sobre o tema, entendendo como uma solução ERP pode ajudar no seu negócio.

O que é um ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning ou em português Sistema de Gestão Empresarial) é um software de gerenciamento de processos de negócios capaz de integrar todas as atividades de uma empresa como compras, vendas, recursos humanos, finanças e produção. Além de ajudar no gerenciamento, os dados cadastrados nos bancos de dados e gerados nas transações diárias da empresa ainda permitem aos gestores aprimorar o planejamento e controle da empresa, além de melhorar o processo de tomada de decisão.

Embora tenha sido projetado originalmente para indústrias de manufaturas, cuja finalidade era ajudar no MRP (Material Resource Planning ou em português Planejamento de Requisitos de Materiais), as funcionalidades originais da solução se expandiram e agora o software é capaz de atender outros setores, como os de varejo, saúde, serviços e até mesmo educação.

Por que o ERP é importante?

Existem várias soluções ERP no mercado oferecidas por diversas empresas como SAP, Oracle e muitas outras, e a pergunta que nos vem à mente é por que tantas empresas procuram implementar ou aprimorar as soluções adotadas?

Apesar de não existir uma resposta direta o jeito mais simples de entender os motivos que levam as empresas a investirem em ERP é pela compreensão das vantagens e benefícios que eles proporcionam para as organizações.

1º. Otimização de processos

Os sistemas ERP ajudam a simplificar diversos processos de negócios, e sem eles, diversas transações exigiriam muito tempo e esforço para serem executadas manualmente. Diversas tarefas como controle e rastreamento de estoque, atribuição de atividades, geração de relatórios contábil financeiros, acompanhamento das vendas e planejamento da produção podem ser feitas de modo automático, permitindo assim que os funcionários possam se concentrar em outras atividades capazes de gerar maior valor agregado para a empresa.

Por exemplo, ao invés de profissionais da equipe de marketing gastarem muito tempo gerando relatórios para entender o comportamento das vendas, eles podem se debruçar sobre os resultados obtidos em determinado período para traçar estratégias de modo mais rápido e assertivo para impulsionar as vendas da empresa.

O exemplo citado se trata de um caso, que pode ser replicado para todas as áreas funcionais da empresa, que com uso de dados podem ser mais assertivos nos processos de gestão, controle e de tomada de decisão em tempo real.

2º. Integração e colaboração entre as áreas de negócio

Uma empresa funciona como uma banda, e o desempenho de uma ou mais áreas funcionais podem afetar o desempenho de outros setores da organização. Por exemplo, vendas descasadas com a capacidade produtiva ou planejamento de compras desconexas com os recebimentos e necessidades de capital de giro da empresa são exemplos que podem afetar todo o desempenho da organização.

Ao se trabalhar com um sistema ERP, a empresa consegue mitigar esses riscos e reduzir paradas e necessidade de retrabalho, dado que a centralização dos dados e a consistência e conformidade com que eles são inseridos, parametrizados e trabalhados no sistema, permitem aos departamentos da empresa uma visão global e integrada da organização, facilitando dessa forma o planejamento e controle das atividades rotineiras que ocorrem dentro da empresa.

3º. Redução dos custos operacionais

Com a automatização das principais atividades operacionais, diversas interrupções, atrasos e quebras podem ser antecipadas e evitadas. Por exemplo, com o processo de automatização, a necessidade de trabalho é reduzida, e cenários de reabastecimento e entrega são otimizados, garantindo dessa forma o funcionamento eficiente da empresa nas suas tarefas diárias.

4º. Segurança de dados

As soluções ERP, além de contar com controles de acesso e restrições para modificação, mantém todas as informações centralizadas para monitoramento e controle dos usuários.

Os gestores ainda podem fornecer direitos e visões de acesso específicos para diferentes usuários, e o sistema ainda permite verificar todas as movimentações realizadas nas transações através do histórico do sistema.

Essas soluções permitem que os dados estejam íntegros e sempre acessíveis para os profissionais conforme as regras de segurança determinadas pela empresa.

5º. Estimativas e previsões

A qualidade das estimativas e previsões dependem basicamente da inserção dos dados de forma correta. Uma vez armazenados, as soluções ERP possuem a capacidade de construir e elaborar cenários e previsões precisas.

Essa situação ajuda as empresas no seu planejamento e definições, bem como nos processos de controle e revisão de parâmetros planejados versus os resultados reais obtidos, ajudando dessa forma os gestores a entender a realidade da empresa e tomar as ações necessárias no aprimoramento de suas atividades.

A minha empresa precisa de um ERP?

A necessidade de um ERP, principalmente dos módulos e aplicações que precisam ser ativados, variam de acordo com a necessidade e porte da empresa. Apesar disto, alguns parâmetros podem ser observados para ajudar nesta definição, sendo apresentados abaixo alguns quesitos para ajudar na avaliação:

• Quanto tempo minha empresa consome em atividades manuais?
• Qual o volume de dados que a minha organização possui e gera?
• Quantos fornecedores eu tenho e em quais regiões eles se encontram?
• Quantos softwares eu uso que poderiam ser integrados numa única visão?
• Qual a frequência com que eu preciso monitorar o volume do meu estoque?
• Consigo acessar os dados da minha empresa de modo remoto?
• As áreas funcionais da minha empresa precisam ter visão do funcionamento das demais?

Estás são algumas questões, e quando o volume, a complexidade, o tempo gasto ou mesmo problemas por falta de visão de dados e transações começam a impactar as tarefas da empresa, isso costuma ser sinal de que as soluções adotadas já não se sustentam mais, e a adoção de soluções mais robustas precisam ser estudadas.

Quais são os módulos básicos de um ERP?

Os módulos básicos de um ERP, independente do fornecedor, vão auxiliar as empresas no processo de planejamento, cadastro, gestão e controle de aspectos relacionados com as áreas de contabilidade, financeira, compras, vendas, produção, controle de estoque, relacionamento com o cliente e para ajudar o RH na gestão dos funcionários da empresa.

Para determinar o tipo e os componentes que o software ERP precisara atender, as empresas precisam:

• Entender das suas necessidades;
• Verificar a viabilidade técnica e financeira para aquisição da licença junto ao fornecedor;
• Identificar consultores e empresas que possam fazer o processo de gestão do projeto e implementação da solução;
• Procurar saber sobre questões associadas ao suporte do sistema e do ambiente;
• Verificar as necessidades de integração e possíveis customizações que sejam necessárias para a empresa.

Considerações finais

Em meio ao processo de globalização, evolução tecnológica e competição empresarial, a sua empresa deve ser capaz e estar preparada para acompanhar as tendências e novas demandas do mercado.

Administrar sua empresa com métodos manuais ou desatualizados resultará em aumento de custos, perda de produtividade e redução da lucratividade do seu negócio, e invariavelmente a sua empresa ficará para trás com relação as demais empresas que atuam no mesmo setor.

As soluções ERP visam ajudar e simplificar várias operações complexas, aumentar a eficiência, reduzir custos e otimizar a produtividade do seu negócio. Ela se aplica a empresas de diferentes tamanhos e segmentos de negócios. Para entender os desafios que sua empresa enfrenta, não deixe de discutir com os sócios, gestores e demais funcionários, e caso não tenha certeza das suas necessidades ou realidade, não deixe de procurar ajuda especializada.

Sobre o autor

Fernanda Emiliano é diretora executiva da Skuld.

Agradecemos a todos os especialistas e envolvidos que compartilharam o seu tempo e conhecimento para a criação desta publicação.