Este artigo tem como objetivo discutir de modo abrangente e direto estes dois questionamentos para que os gestores possam refletir sobre o tema, entendendo como uma solução ERP pode ajudar no seu negócio.

O que é um ERP?

ERP (Enterprise Resource Planning ou em português Sistema de Gestão Empresarial) é um software de gerenciamento de processos de negócios capaz de integrar todas as atividades de uma empresa como compras, vendas, recursos humanos, finanças e produção. Além de ajudar no gerenciamento, os dados cadastrados nos bancos de dados e gerados nas transações diárias da empresa ainda permitem aos gestores aprimorar o planejamento e controle da empresa, além de melhorar o processo de tomada de decisão.

Embora tenha sido projetado originalmente para indústrias de manufaturas, cuja finalidade era ajudar no MRP (Material Resource Planning ou em português Planejamento de Requisitos de Materiais), as funcionalidades originais da solução se expandiram e agora o software é capaz de atender outros setores, como os de varejo, saúde, serviços e até mesmo educação.

Por que o ERP é importante?

Existem várias soluções ERP no mercado oferecidas por diversas empresas como SAP, Oracle e muitas outras, e a pergunta que nos vem à mente é por que tantas empresas procuram implementar ou aprimorar as soluções adotadas?

Apesar de não existir uma resposta direta o jeito mais simples de entender os motivos que levam as empresas a investirem em ERP é pela compreensão das vantagens e benefícios que eles proporcionam para as organizações.

1º. Otimização de processos

Os sistemas ERP ajudam a simplificar diversos processos de negócios, e sem eles, diversas transações exigiriam muito tempo e esforço para serem executadas manualmente. Diversas tarefas como controle e rastreamento de estoque, atribuição de atividades, geração de relatórios contábil financeiros, acompanhamento das vendas e planejamento da produção podem ser feitas de modo automático, permitindo assim que os funcionários possam se concentrar em outras atividades capazes de gerar maior valor agregado para a empresa.

Por exemplo, ao invés de profissionais da equipe de marketing gastarem muito tempo gerando relatórios para entender o comportamento das vendas, eles podem se debruçar sobre os resultados obtidos em determinado período para traçar estratégias de modo mais rápido e assertivo para impulsionar as vendas da empresa.

O exemplo citado se trata de um caso, que pode ser replicado para todas as áreas funcionais da empresa, que com uso de dados podem ser mais assertivos nos processos de gestão, controle e de tomada de decisão em tempo real.

2º. Integração e colaboração entre as áreas de negócio

Uma empresa funciona como uma banda, e o desempenho de uma ou mais áreas funcionais podem afetar o desempenho de outros setores da organização. Por exemplo, vendas descasadas com a capacidade produtiva ou planejamento de compras desconexas com os recebimentos e necessidades de capital de giro da empresa são exemplos que podem afetar todo o desempenho da organização.

Ao se trabalhar com um sistema ERP, a empresa consegue mitigar esses riscos e reduzir paradas e necessidade de retrabalho, dado que a centralização dos dados e a consistência e conformidade com que eles são inseridos, parametrizados e trabalhados no sistema, permitem aos departamentos da empresa uma visão global e integrada da organização, facilitando dessa forma o planejamento e controle das atividades rotineiras que ocorrem dentro da empresa.

3º. Redução dos custos operacionais

Com a automatização das principais atividades operacionais, diversas interrupções, atrasos e quebras podem ser antecipadas e evitadas. Por exemplo, com o processo de automatização, a necessidade de trabalho é reduzida, e cenários de reabastecimento e entrega são otimizados, garantindo dessa forma o funcionamento eficiente da empresa nas suas tarefas diárias.

4º. Segurança de dados

As soluções ERP, além de contar com controles de acesso e restrições para modificação, mantém todas as informações centralizadas para monitoramento e controle dos usuários.

Os gestores ainda podem fornecer direitos e visões de acesso específicos para diferentes usuários, e o sistema ainda permite verificar todas as movimentações realizadas nas transações através do histórico do sistema.

Essas soluções permitem que os dados estejam íntegros e sempre acessíveis para os profissionais conforme as regras de segurança determinadas pela empresa.

5º. Estimativas e previsões

A qualidade das estimativas e previsões dependem basicamente da inserção dos dados de forma correta. Uma vez armazenados, as soluções ERP possuem a capacidade de construir e elaborar cenários e previsões precisas.

Essa situação ajuda as empresas no seu planejamento e definições, bem como nos processos de controle e revisão de parâmetros planejados versus os resultados reais obtidos, ajudando dessa forma os gestores a entender a realidade da empresa e tomar as ações necessárias no aprimoramento de suas atividades.

A minha empresa precisa de um ERP?

A necessidade de um ERP, principalmente dos módulos e aplicações que precisam ser ativados, variam de acordo com a necessidade e porte da empresa. Apesar disto, alguns parâmetros podem ser observados para ajudar nesta definição, sendo apresentados abaixo alguns quesitos para ajudar na avaliação:

• Quanto tempo minha empresa consome em atividades manuais?
• Qual o volume de dados que a minha organização possui e gera?
• Quantos fornecedores eu tenho e em quais regiões eles se encontram?
• Quantos softwares eu uso que poderiam ser integrados numa única visão?
• Qual a frequência com que eu preciso monitorar o volume do meu estoque?
• Consigo acessar os dados da minha empresa de modo remoto?
• As áreas funcionais da minha empresa precisam ter visão do funcionamento das demais?

Estás são algumas questões, e quando o volume, a complexidade, o tempo gasto ou mesmo problemas por falta de visão de dados e transações começam a impactar as tarefas da empresa, isso costuma ser sinal de que as soluções adotadas já não se sustentam mais, e a adoção de soluções mais robustas precisam ser estudadas.

Quais são os módulos básicos de um ERP?

Os módulos básicos de um ERP, independente do fornecedor, vão auxiliar as empresas no processo de planejamento, cadastro, gestão e controle de aspectos relacionados com as áreas de contabilidade, financeira, compras, vendas, produção, controle de estoque, relacionamento com o cliente e para ajudar o RH na gestão dos funcionários da empresa.

Para determinar o tipo e os componentes que o software ERP precisara atender, as empresas precisam:

• Entender das suas necessidades;
• Verificar a viabilidade técnica e financeira para aquisição da licença junto ao fornecedor;
• Identificar consultores e empresas que possam fazer o processo de gestão do projeto e implementação da solução;
• Procurar saber sobre questões associadas ao suporte do sistema e do ambiente;
• Verificar as necessidades de integração e possíveis customizações que sejam necessárias para a empresa.

Considerações finais

Em meio ao processo de globalização, evolução tecnológica e competição empresarial, a sua empresa deve ser capaz e estar preparada para acompanhar as tendências e novas demandas do mercado.

Administrar sua empresa com métodos manuais ou desatualizados resultará em aumento de custos, perda de produtividade e redução da lucratividade do seu negócio, e invariavelmente a sua empresa ficará para trás com relação as demais empresas que atuam no mesmo setor.

As soluções ERP visam ajudar e simplificar várias operações complexas, aumentar a eficiência, reduzir custos e otimizar a produtividade do seu negócio. Ela se aplica a empresas de diferentes tamanhos e segmentos de negócios. Para entender os desafios que sua empresa enfrenta, não deixe de discutir com os sócios, gestores e demais funcionários, e caso não tenha certeza das suas necessidades ou realidade, não deixe de procurar ajuda especializada.

Sobre o autor

Fernanda Emiliano é diretora executiva da Skuld.

Agradecemos a todos os especialistas e envolvidos que compartilharam o seu tempo e conhecimento para a criação desta publicação.

Este mundo de negócios digital tem necessidades de rapidamente oferecer meios de pagamentos através de capturas ágeis, seguras e que atendam a conformidade aceitável para o mercado, acionistas, fornecedores, clientes e colaboradores.

A transação eletrônica através dos processos de aquirencia do Banco Digital é uma excelente ferramenta para evitar a bitributação na cadeia de valor entre consumidor, fornecedor, e a empresa de intermediação de negócios. Isso é muito mais evidente e vantajosos para as transações B2B2C, onde o consumidor utiliza cartões de crédito e débito em suas transações de negócios.

O “Split” de pagamento é uma outra inovação que permite que as empresas façam a separação de componentes da receita, sobre os atores que estão envolvidos em uma transação de e-commerce, distribuindo de forma programada os valores adequados para fornecedores, representantes comerciais, instituições financeiras, distribuindo da receita obtida diretamente dos cartões de crédito para pagamento de produtos e serviços.

Isto ocorre de forma fácil de entender quando ouvimos nas propagandas da GETNET/Santander que começaram oferecer em suas máquinas de transação de cartão, por exemplo a possibilidade de um cliente de um restaurante poder pagar a taxa de serviços dos garçons separando da conta de consumo no momento do uso do cartão pelo cliente. Desta forma, o restaurante não contabiliza o valor recebido de serviços em seu faturamento, e os garçons podem receber diretamente em sua conta corrente o valor de serviços prestados. Ele ficará de declarar, e recolher seus impostos conforme as regras da receita federal, mas isentando o restaurante desta responsabilidade, além de reduzir riscos de retenção que uma instituição como esta está sujeita. Tudo isto regulamentado e autorizado pelo BANCEN.

Outro exemplo deste, é emitir boletos de cobrança para diferentes clientes, onde convênios com instituições financeiras são obrigatórios com os bancos comerciais, que irão tarifar pelo convênio, registro, cobrança e “chargeback” realizado pela emissão dos documentos de cobrança.

Além disso existirá a obrigação do consumidor pagar em instituições bancárias, sem poder usufruir de outras moedas de pagamento disponíveis no mercado como as carteiras digitais, PIX e moedas tokenizadas (Aquelas comercializadas por “QRCode”). Todas as alterações de cobrança estão sujeitas a novas tarifas, e novos ciclos de cobrança que pressionam os custos e resultados financeiros.

Outra vantagem do Banco Digital é acoplar os sistemas de cobrança tradicionais que têm ciclos de apresentação de resultados lentos e pouco eficazes de realizar reconciliação com sistemas dos bancos que geraram as cobranças, ou até mesmo de cruzar informações com sistemas de ERP com funcionalidades de contabilidade, fiscal e controladoria.

Se sua empresa necessita de emitir cobranças frequentes, periódicas ou de acordo com prazos e condições estabelecidas por operações ou por valores fixos frequentemente, tenha a flexibilidade e controles de cobranças proporcionais ao seu valor de cobrança. Hoje emitir um boleto registrado de cobrança de bancos comerciais é sempre R$ 6,50 independente se sua cobrança for de R$ 4,50 ou R$ 100.000,00.

Além disto a empresa necessitará de aguardar os relatórios dos bancos para saber que título foi liquidado, terá que enviar arquivos para o banco converter suas cobranças em títulos e boletos. O reconhecimento da receita dependerá de seus convênios com os bancos, os valores podem ter prazos de 3 a 30 dias para serem reconhecidos dentro de seus sistemas. A nossa implantação de Banco Digital flexibiliza, agiliza e incrementa seus controles internos com performance que os negócios da internet exigem. Aproveite em seu negócio as vantagens da plataforma digital de meios de pagamentos. Acrescente diferentes formas de pagamento para aproveitar a liquidez que o ecossistema financeiro propicia aos bancos digitais.

Evite que um novo negócio seja realizado para um mau pagador, evitando comprometer produtos e serviços reduzindo os riscos de atraso em pagamentos.

• Aproveite e complemente seus processos de crédito de fornecedores acrescentando a análise de pagamentos.
• Aumente a capilaridade e formas de pagamentos, aproveitando as vantagens das instituições de crédito.
• Reduza a necessidade de pagar impostos para as transações que podem ser realizadas através de cartões de crédito.

Nossa solução de um Banco Digital Personalizado é implantar através de um software de banco digital um modelo financeiro, contas correntes, estabelecimento de uma cadeia de integração desde a emissão de uma Nota Fiscal a um consumidor e deixar livre ao cliente escolher o meio de pagamento, com a possibilidade de que a empresa tenha um controle complementar financeiro, digno de controles e acompanhamento de um conta corrente de uma instituição financeira. Ou seja, a Skuld implanta uma solução de Banco Digital com tarifas e processos conhecidos e de controles baseado na experiência dos negócios na internet.

A Skuld desenhou, desenvolveu e implementou várias soluções para projetos de e-commerce e “marketplace” para empresas aproveitando das vantagens oferecidas por estas organizações legalmente estabelecidas pelo Banco Central do Brasil (BACEN).

Esse nosso modelo elevará os seus processos de receber e pagar a um novo patamar de gestão de custos, movimentação financeira e estabelecendo um novo ecossistema e cadeia de valor apropriado.

Esta é mais uma maneira de surpreender e obter as vantagens da Skuld que garante o sucesso de implementar projetos de forma controlada e superando as expectativas dos seus stackeholder de seus projetos.

Sobre o autor

Carlos Alberto Borges da Silveira é diretor de serviços Skuld.

Agradecemos a todos os especialistas e envolvidos que compartilharam o seu tempo e conhecimento para a criação desta publicação.

A mesma lógica que se aplica para o tratamento de pacientes pode ser replicada para a avaliação empresarial, onde as empresas precisam de tempos em tempos realizar diagnósticos e avaliar os seus desempenhos para identificar problemas e riscos que ela pode ter, e com isso conseguir elaborar planos de ações e ou de intervenção para que consigam se adequar e resolver os problemas e pontos diagnosticados.

Empresas que não observam as suas operações, que não avaliam os seus indicadores e a sua performance, e que negligenciam problemas organizacionais, podem sofrer diversos retrocessos, como perda de eficiência nas suas operações, aumento de rotatividade e diminuição de comprometimento de seus funcionários, aumento de custos, redução de receitas, diminuição da lucratividade, aumento no número de erros e falhas, e em muitas situações entrarem em processo de insolvência e falência, com prejuízo para a vida de pessoas, donas ou não, que dependem da empresa.

Como se não fosse o bastante, além das empresas precisarem se preocupar com as suas especificidades internas, elas também precisam observar as questões externas que também lhe afetam. Para entender esse ponto, seguem alguns questionamentos que podem ser realizados:

1. Como a sua empresa se posiciona e se adequa frente a globalização e a concorrência acirrada?
2. A sua empresa acompanha a evolução tecnológica, o surgimento de novos produtos e soluções?
3. Como a sua empresa lida com as mudanças econômicas e com o surgimento ou alteração das necessidades dos seus clientes?
4. A sua empresa está adequada e consegue acompanhar a todas as legislações e normativas que regem as suas operações?

Perceba que foram apenas algumas perguntas, e muitas outras poderiam ter sido feitas, o que indica que as empresas precisam se atentar, além dos fatores internos, também para os fatores externos que podem lhe afetar.

Por conta destes fatores, as empresas precisam se conhecer bem, entendendo das suas potencialidades, fraquezas e particularidades, e dessa forma conseguirem traçar os planejamentos e estratégias capazes de garantir a sua manutenção e atuação no mercado.

Nesse sentido, o presente artigo tem como objetivo apresentar o que pode ser entendido por diagnóstico empresarial, e discute nos seus objetivos específicos:

1. Discutir como as empresas podem fazer um bom diagnóstico empresarial;
2. Elencar as etapas que precisam ser seguidas para a sua realização;
3. Apresentar os potenciais benefícios que as empresas podem obter com a realização de um bom diagnóstico.

O que é Diagnóstico Empresarial?

Diagnóstico empresarial é uma metodologia que faz o mapeamento e a avaliação detalhada do funcionamento de uma empresa, com objetivo de identificar as suas forças, fraquezas e dificuldades, bem como avaliar riscos, ameaças e oportunidades que podem alterar a forma de funcionamento e a performance da empresa.

O principal aspecto do diagnóstico é identificar todos os desvios, riscos e problemas da empresa tendo como foco a adequação e a resolução destas questões, bem como avaliar e identificar todas as melhorias e oportunidades que podem ser desenvolvidas para dessa forma melhorar a performance da organização. Para isso, o diagnóstico empresarial procura avaliar 3 pontos principais, que são:

1. Levantar o grau de maturidade da organização;
2. Avaliar os pontos fortes e fracos da empresa;
3. Analisar os riscos e as oportunidades que devem ser mitigados ou desenvolvidos.

Após a realização destes pontos, os gestores devem avaliar os resultados, as prioridades e os recursos disponíveis para elaborar um plano de intervenção para aprimorarem as operações da empresa, aprimorarem o processo de gestão e controle, e gerarem valor para a organização.

Quais são os passos para a realização de um diagnóstico?

Os passos necessários para a realização de um diagnóstico empresarial podem ser aplicados a qualquer momento de forma a checar a saúde da empresa. Tal prática é saudável e permite ações preventivas, geralmente menos custosas e mais assertivas quando comparadas com problemas e resoluções emergenciais que precisam ser feitas.

Independente do momento que a empresa toma ações no sentido de diagnosticar e resolver problemas, as etapas básicas que precisam ser realizadas para a condução de um bom diagnóstico são:

1. Coleta de informações: normalmente conduzidas por meio de entrevistas e questionários estruturados aplicados sobre uma amostra representativa dos colaboradores ou através da observação de processos e procedimentos com finalidade de analisar a realidade e a forma de funcionamento da empresa como um todo.
2. Tabulação e análise dos dados levantados: geralmente conduzidas com técnicas estatísticas para tratamento e normalização dos dados levantados, que serão utilizados para descoberta de padrões, desvios e insights que a empresa pode revelar.
3. Identificação de oportunidades e resolução de problemas: após a tabulação e análise dos dados, os pontos que podem ser aprimorados e os problemas que precisam ser resolvidos são identificados, caracterizados e priorizados para que ações de correção e melhorias possam ser desenvolvidas.
4. Plano de ação: também conhecido como planejamento para intervenção empresarial são as ações e planejamentos elaborados, com a definição dos recursos, responsáveis, prazos e demais fatores que precisam ser implementados de forma a concertar os erros, mitigar e reduzir os riscos, aproveitar as oportunidades e gerar valor para a empresa.

Quais são os benefícios obtidos com a realização do diagnóstico?

O diagnóstico empresarial bem realizado, seguido principalmente de medidas e ações para aprimorar as condições da empresa permitem muitos benefícios, dentre os quais podemos destacar:

1. Melhoria contínua: criar condições para implementar processos de melhoria contínua na empresa, seja para proporcionar ganho de eficiência e performance nas operações, aumento de lucratividade para os acionistas, melhoria nos produtos vendidos e serviços prestados para os clientes, além de criar condições para fornecer melhores condições para os colaboradores da empresa.
2. Reduzir custos e aumentar a lucratividade: através da melhoria de processos e procedimentos, adequação das instalações, sistemas e soluções, e otimização da utilização de insumos e recursos produtivos, e possível reduzir os custos e aumentar a lucratividade da empresa. Muitas vezes tais melhorias podem ser obtidas com processos como a reengenharia de processos, investimentos em inovação e desenvolvimento de novas soluções.
3. Melhorar o processo de gestão e controle: com o diagnóstico, e possível aprimorar as ações tomadas no sentido de planejamento, gestão e controle, permitindo a empresa se adiantar em relação as demandas de mercado, controlar os indicadores através do estabelecimento de métricas, relatórios e mecanismos de análise e controle, e aprimorar o processo de tomada de decisão para que ela seja mais assertiva e consiga proporcionar ganhos para a empresa.
4. Cultura e clima organizacional: com relação aos colaboradores e funcionários, o diagnóstico também permite aumentar a produtividade através do aumento de engajamento, reestruturação e adequação das atividades e processos executados pelos colaborados, além de possibilitar a criação de melhores condições de trabalho.

Perceba que os benefícios podem ser diversos, e aqui foram apresentados alguns pontos que podem ser destacados. O mais importante é reconhecer os ganhos gerados, tanto para as empresas quanto para os seus processos e colaboradores que podem ser gerados com o diagnóstico e com um bom plano de intervenção empresarial.

Sobre o autor

Diego Fernandes Emiliano Silva é consultor da Skuld.

Agradecemos a todos os especialistas e envolvidos que compartilharam o seu tempo e conhecimento para a criação desta publicação.